NFON AG Code of Ethics
1. EINHALTUNG VON GESETZEN UND VORSCHRIFTEN
Integrität ist die Grundlage unserer Geschäftstätigkeit.
ehrlich.fair.transparent.
Wir wissen, dass es nicht nur darum geht, Geschäftsziele zu erreichen, sondern auch darum, WIE wir sie erreichen. Unsere Kunden, unsere Geschäftspartner, unsere Aktionäre, unsere Kreditgeber, die Öffentlichkeit und nicht zuletzt auch wir als Mitarbeiter erwarten von uns allen, dass wir in unseren Geschäftsbeziehungen integer handeln. Mit anderen Worten: ehrlich.fair.transparent.
Um dies zu erreichen, gibt es zwei sich ergänzende Ansätze. Zum einen geben wir uns selbst klare Regeln: was ist erlaubt, aber auch was ist nicht erlaubt. Natürlich halten wir uns an die gesetzlichen Vorschriften und an unsere internen Regeln, d.h. den Verhaltenskodex, die Regeln und Verfahren. Unser Code of Ethics ist die zentrale Verhaltensrichtlinie der NFON-Gruppe. Er fasst die wichtigsten Regeln und Vorschriften zusammen, die für das Management und alle Mitarbeiter gelten. Leitlinien geben uns detaillierte und konkrete Hilfestellungen, wie wir uns in wichtigen Bereichen des Geschäftslebens im Tagesgeschäft verhalten sollen.
Der zweite Ansatz ergänzt die Regeln. Jeder weiß, dass es nicht für jede Entscheidungssituation eine vorher festgelegte Regel geben kann. Aber wie verhalten wir uns in Fällen, die nicht im Voraus geregelt sind? Die Antwort: ethisch und integer, d.h. „ehrlich.fair.transparent“! Um dies zu einer Selbstverständlichkeit zu machen, ist „Integrität“ in den Werten der NFON-Gruppe verankert und wird in den Instrumenten der Personalpolitik und der sozialen Verantwortung des Unternehmens berücksichtigt.
Integrität hat Vorrang vor kurzfristigem Geschäftserfolg. Im Zweifelsfall verzichten wir darauf, einen Auftrag anzunehmen oder eine Verpflichtung einzugehen.
Die NFON-Gruppe setzt sich bei der Ausübung ihrer Tätigkeit für höchste Standards ein, insbesondere für die Achtung der Menschenrechte, des Arbeitsrechts und der Umwelt. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, sich integer zu verhalten und im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit alle geltenden Rechte und Vorschriften zu beachten.
Der Kodex gilt für alle Geschäftsbereiche der NFON-Gruppe sowie für ihre direkten Lieferanten, Auftragnehmer und Lizenznehmer. NFON verlangt von allen direkten Zulieferern die Einhaltung der Bestimmungen dieses Kodex und verlangt, dass diese Zulieferer ihrerseits die Einhaltung der Bestimmungen von ihren Zulieferern verlangen. Alle Parteien, auf die dieser Kodex Anwendung findet, sind verpflichtet, die geltenden nationalen und internationalen Gesetze einzuhalten. Wo die Bestimmungen dieses Kodex einen größeren Schutz bieten als das nationale Recht, haben die Bestimmungen dieses Kodex Vorrang.
2. RESPEKT VOR DEN MENSCHEN
a. Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
Die Sicherheit der Mitarbeiter ist ein wichtiges Anliegen der NFON-Gruppe und darf niemals durch das Streben nach Effizienzsteigerung beeinträchtigt werden. Jeder Mitarbeiter hat das Recht, unter sicheren und gesunden Bedingungen zu arbeiten und durch verantwortungsvolles Handeln dazu beizutragen. Die Anforderungen der Sicherheitspolitik gelten für alle Mitarbeiter, Unterauftragnehmer und Dienstleister. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, die für ihren Arbeitsplatz geltenden Sicherheits-, Hygiene- und Gesundheitsvorschriften zu beachten und an möglichen Schulungen in diesen Bereichen teilzunehmen.
b. Verhinderung von diskriminierenden Handlungen
Die NFON-Gruppe bietet grundsätzlich allen Mitarbeitern die gleichen Chancen auf berufliche Anerkennung und beruflichen Aufstieg, unabhängig von Herkunft, Geschlecht, Glaube oder körperlicher Verfassung, und duldet keine Form von Diskriminierung oder Belästigung.
c. Respekt gegenüber Dritten
Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, an der Erfüllung von Verpflichtungen gegenüber Partnern, insbesondere gegenüber Kunden, Lieferanten und Behörden, mitzuwirken und sich im Umgang mit ihnen objektiv und fair zu verhalten.
d. Entlohnung
Die NFON-Gruppe gewährleistet und alle Geschäftspartner stellen sicher, dass Arbeiter und Angestellte mindestens den gesetzlichen oder branchenüblichen Mindestlohn erhalten, je nachdem, welcher höher ist. Überstunden müssen mit gesetzlichen oder branchenüblichen Zuschlägen vergütet werden. Die gezahlten Löhne müssen ausreichen, um die Grundbedürfnisse der Beschäftigten zu decken. Alle Arbeitnehmer müssen mindestens die gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen erhalten.
Illegale und ungerechtfertigte Lohnabzüge als direkte oder indirekte Disziplinarmaßnahmen sind verboten. Darüber hinaus müssen die Angestellten und Arbeiter regelmäßig in einer für sie verständlichen Weise über die vollständige Zusammensetzung ihres Lohns informiert werden. Die Löhne müssen auf eine für den Arbeitnehmer praktikable Weise ausgezahlt werden (z. B. per Scheck oder Überweisung).
e. Zwangsarbeit und moderne Sklaverei
Die NFON-Gruppe lehnt jegliche Form von Zwangsarbeit ab. Wir verpflichten uns, in unseren Geschäftsbeziehungen ethisch und integer zu handeln und Systeme und Kontrollen einzuführen und durchzusetzen, um sicherzustellen, dass moderne Sklaverei weder in unserem eigenen Unternehmen noch in unseren Lieferketten vorkommt.
f. Kinderarbeit
Die NFON-Gruppe beachtet die Regelungen der Vereinten Nationen zu den Menschen- und Kinderrechten.
Insbesondere verpflichtet sich die Gruppe zur Einhaltung des Übereinkommens über das Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung (Übereinkommen 138 der Internationalen Arbeitsorganisation) und des Übereinkommens über das Verbot und unverzügliche Maßnahmen zur Beseitigung der schlimmsten Formen der Kinderarbeit (Übereinkommen 182 der Internationalen Arbeitsorganisation).
Sieht eine nationale Regelung zur Kinderarbeit strengere Normen vor, so sind diese vorrangig zu beachten.
g. Menschenrechte
Die NFON-Gruppe respektiert und unterstützt die Einhaltung der international anerkannten Menschenrechte.
3. RESPEKT FÜR DIE UMWELT
Der Schutz der Umwelt und die Erhaltung der natürlichen Ressourcen sowohl im Rahmen unserer eigenen Geschäftstätigkeit als auch im Rahmen der unserer Kunden gehören zu unseren Hauptanliegen. Jeder Mitarbeiter ist gehalten, diese Bemühungen und Verpflichtungen zu unterstützen.
4. SOZIALES ENGAGEMENT
NFON übernimmt Verantwortung. Soziales Engagement zeigt Rücksichtnahme auf andere. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, sich sozial zu engagieren und diese mit unserer Hilfe zu unterstützen. Die NFON-Gruppe engagiert sich in Projekten, die einem sozialen Zweck dienen.
5. EINHALTUNG DES WETTBEWERBSRECHTS
Das Wettbewerbsrecht gilt für alle Aspekte der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens: Verhandlungen mit Kunden und Lieferanten, Kontakte mit Wettbewerbern, Marketing und Verkaufsförderung. Insbesondere ist Folgendes verboten: Absprachen oder gar Gespräche jeglicher Art mit Wettbewerbern über Preise oder andere Geschäftsbedingungen, Produktionsbeschränkungen und die Aufteilung von Kunden oder Handelsgebieten.
Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, das Wettbewerbsrecht einzuhalten, da ein Verstoß gegen die Vorschriften schwerwiegende Risiken für das Unternehmen, seine Mitarbeiter und Aktionäre mit sich bringen kann. Das Gesetz sieht Strafen vor, die für Privatpersonen drastische und für juristische Personen äußerst nachteilige Folgen haben können und dem Ruf eines Unternehmens erheblichen Schaden zufügen können.
6. EINHALTUNG DER INSIDERHANDELSBESTIMMUNGEN
Jeder Mitarbeiter, der über Informationen verfügt, deren Bekanntwerden den Börsenkurs der NFON-Aktie beeinflussen könnte, ist nach dem deutschen Börsengesetz (WpHG) verpflichtet, diese Informationen geheim zu halten und darf keine Geschäfte mit NFON-Aktien tätigen oder Dritten empfehlen, solche Geschäfte zu tätigen oder tätigen zu lassen.
7. VERMEIDUNG VON INTERESSENKONFLIKTEN
a. Verbindungen zu Wettbewerbern, Kunden oder Lieferanten
Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, Situationen jeglicher Art zu vermeiden, die einen Konflikt zwischen seinen persönlichen Interessen und denen der NFON-Gruppe darstellen. Dies gilt z.B. für den Fall, dass ein Mitarbeiter gleichzeitig für einen Kunden, Lieferanten oder Wettbewerber arbeitet oder direkt oder indirekt eine wesentliche Beteiligung an diesen Personen hält. Jeder Mitarbeiter mit einem potenziellen Interessenkonflikt ist aufgefordert, seinen unmittelbaren Vorgesetzten über die Situation zu informieren.
b. Einhaltung der Korruptionsvorschriften
Es ist verboten, in irgendeiner Weise, entweder direkt oder über einen Mittelsmann, ungerechtfertigte Vorteile von einer Privatperson oder einem Vertreter eines Landes zu erwerben, anzubieten oder zu gewähren, um eine Vorzugsbehandlung zu erhalten oder das Ergebnis einer Verhandlung, an der NFON beteiligt ist, zu beeinflussen. Es wird auf den NFON-Verhaltenskodex verwiesen.
c. Zahlungen, Geschenke und Zuwendungen
Kein Mitarbeiter darf rechtswidrige oder unangemessene Zahlungen, Geschenke oder sonstige Zuwendungen an einen Wettbewerber, Kunden oder Lieferanten der NFON-Gruppe annehmen oder diesen anbieten. Ausnahmen können für Geschenke und Einladungen von geringem Wert akzeptiert werden, die nicht in bar ausgezahlt werden, der Geschäftspraxis entsprechen und nicht gegen Gesetze und Vorschriften verstoßen. Auch hier wird auf den NFON-Verhaltenskodex verwiesen.
8. SCHUTZ DER NFON-AKTIVITÄTEN
a. Schutz von Informationen
Wie bereits in unseren Arbeitsverträgen festgelegt, ist jeder Mitarbeiter verpflichtet, nicht-öffentliche strategische, finanzielle, technische und geschäftliche Daten und Dokumente, deren Offenlegung gegenüber Dritten den Interessen der NFON-Gruppe schaden könnte, angemessen zu schützen und geheim zu halten.
Alle persönlichen Daten, sowohl berufliche als auch private, sind ebenfalls vertraulich und unterliegen allen Sicherheitsmaßnahmen, die notwendig sind, um falsche oder unzulässige Änderungen oder Offenlegungen zu verhindern.
Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit gilt auch für Informationen, die von Partnern und Kunden zur Verfügung gestellt werden. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, die oben genannten Regeln zum Informationsschutz einzuhalten.
Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit besteht auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen.
b. Schutz von Vermögenswerten und Ressourcen
Jeder Mitarbeiter ist verantwortlich für den Schutz der Vermögenswerte und Ressourcen der NFON-Gruppe, wie z.B. gewerbliche Schutzrechte, Know-how, Ausrüstung und finanzielle Mittel oder Bargeld. Diese Ressourcen oder Vermögenswerte müssen entsprechend ihrer Zweckbestimmung und innerhalb des dafür festgelegten Rahmens verwendet werden.
Die Verwendung für persönliche Zwecke ist verboten, es sei denn, sie wird von einer ordnungsgemäß bevollmächtigten Person gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren ausdrücklich genehmigt.
Schließlich liegt es in der Verantwortung jedes Mitarbeiters, die Vermögenswerte und Ressourcen der NFON-Gruppe vor Beschädigung, unzulässiger Veränderung, Betrug, Verlust oder Diebstahl zu schützen.
9. TRANSPARENZ UND INTEGRITÄT VON INFORMATIONEN
Die NFON-Gruppe strebt nach maximaler Transparenz und den höchsten Standards hinsichtlich der Integrität und Zuverlässigkeit der verarbeiteten oder übermittelten Finanz-, Buchhaltungs- und Managementinformationen. Jeder Mitarbeiter, der an der Erstellung, Analyse, Archivierung oder Verbreitung solcher Informationen beteiligt ist, ist verpflichtet, diese Tätigkeiten ehrlich und transparent auszuführen.
10. INTERNE KONTROLLE UND AUDIT
Die internen Kontrollsysteme der NFON-Gruppe (insbesondere in Bezug auf die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, Richtlinien und Verfahren, den Schutz von Vermögenswerten und die Zuverlässigkeit von Finanzdaten) unterstützen die Kontrolle der Geschäftstätigkeit der NFON-Gruppe, die betriebliche Effizienz und die effektive Nutzung von Ressourcen.
Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, zur Wirksamkeit der internen Kontrollsysteme beizutragen und bei internen und externen Audits (zur Bewertung dieser Systeme) mitzuwirken, insbesondere durch Sorgfalt und Transparenz bei der Bereitstellung angeforderter Informationen.
11. VERSTÖSSE GEGEN DEN ETHIKKODEX
Im Falle eines Verstoßes gegen den vorliegenden Ethikkodex wird der betreffende NFON-Mitarbeiter entsprechend der Schwere des Verstoßes im Verhältnis zu den Vorschriften des Unternehmens und den örtlichen Gesetzen bestraft. Vor der Entscheidung über Sanktionen konsultiert der Unternehmensleiter die zuständige Rechtsabteilung und die Personalabteilung und informiert den betreffenden Mitarbeiter über die Entscheidungen zu den Sanktionen. Im Falle von Verstößen gegen Gesetze und Vorschriften sind die NFON-Mitarbeiter
11. VERSTÖSSE GEGEN DEN ETHIKKODEX
Im Falle eines Verstoßes gegen den vorliegenden Ethikkodex wird der betreffende NFON-Mitarbeiter entsprechend der Schwere des Verstoßes im Verhältnis zu den Vorschriften des Unternehmens und den örtlichen Gesetzen bestraft. Vor der Entscheidung über Sanktionen konsultiert der Unternehmensleiter die zuständige Rechtsabteilung und die Personalabteilung und informiert den betreffenden Mitarbeiter über die Entscheidungen zu den Sanktionen. Bei Verstößen gegen Gesetze und Vorschriften sind die NFON-Mitarbeiter für ihre Handlungen verantwortlich und können von den zuständigen Behörden gerichtlich belangt und mit entsprechenden (zivil- oder strafrechtlichen) Sanktionen belegt werden.
12. UMSETZUNG DES ETHIKKODEXES
Wenn ein NFON Mitarbeiter Zweifel an der Anwendung der in diesem Dokument dargelegten Regeln in einer bestimmten Situation hat, wird er gebeten, sich an seinen unmittelbaren Vorgesetzten, die Personalabteilung der NFON-Gruppe oder den Compliance Officer der NFON-Gruppe zu wenden.
Soweit gesetzlich zulässig und anwendbar, ist jeder NFON Mitarbeiter oder jede dritte Person, die Zeuge eines Verhaltens wird, das er oder sie für unangemessen hält und das in den Geltungsbereich dieses Ethikkodexes fällt, verpflichtet, dies seinem oder ihrem unmittelbaren Vorgesetzten, der NFON Personalabteilung oder dem NFON-Group Compliance Officer zu melden. Alternativ dazu kann er oder sie es der Ombudsperson von NFON melden (NFON Whistleblowing).
Solche Meldungen werden mit Integrität, Vertraulichkeit und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften behandelt. Ein Mitarbeiter, der in gutem Glauben einen möglichen Verstoß gegen diesen Ethikkodex gemeldet hat, unterliegt keinerlei Disziplinarmaßnahmen oder Vergeltungsmaßnahmen im Zusammenhang mit der Meldung.